Sekretaris Perusahaan adalah posisi senior di perusahaan swasta atau organisasi sektor publik, biasanya dalam bentuk posisi manajerial atau lebih tinggi. Di perusahaan publik besar Amerika dan Kanada, sekretaris perusahaan biasanya disebut Sekretaris Perusahaan atau Sekretaris.
Terlepas dari namanya, perannya Jasa Pembuatan Perusahaan bukanlah klerikal atau sekretaris dalam arti biasa. Sekretaris perusahaan memastikan bahwa organisasi mematuhi undang-undang dan peraturan yang relevan, dan memberi tahu anggota dewan tentang tanggung jawab hukum mereka. Sekretaris perusahaan adalah perwakilan perusahaan yang disebutkan dalam dokumen hukum, dan merupakan tanggung jawab mereka untuk memastikan bahwa perusahaan dan direkturnya beroperasi sesuai hukum. Mereka juga bertanggung jawab untuk mendaftar dan berkomunikasi dengan pemegang saham, untuk memastikan bahwa dividen dibayarkan dan untuk memelihara catatan perusahaan, seperti daftar direktur dan pemegang saham, dan rekening tahunan.
Di banyak negara, perusahaan swasta secara tradisional diwajibkan oleh undang-undang untuk menunjuk satu orang sebagai sekretaris perusahaan, dan orang ini biasanya juga akan menjadi anggota dewan senior.
PERAN DAN TUGAS SEKRETARIS PERUSAHAAN :
Undang-undang perusahaan mewajibkan hanya perusahaan yang terdaftar untuk memiliki sekretaris sepanjang waktu dan perusahaan anggota tunggal (perusahaan mana pun yang bukan perusahaan publik) memiliki seorang sekretaris.
Sekretaris yang akan diangkat oleh perusahaan tercatat harus anggota dari badan akuntan profesional yang diakui, atau anggota badan yang diakui sekretaris perusahaan / carteran atau orang yang memegang gelar master di bidang Administrasi Bisnis atau Perdagangan atau lulusan Hukum dari universitas yang diakui dan memiliki pengalaman yang relevan. Namun, sekretaris perusahaan dari perusahaan anggota tunggal harus orang yang memegang gelar sarjana dari universitas yang diakui.
Tugas seorang sekretaris perusahaan biasanya tertuang dalam “kontrak kerja”. Namun, sekretaris perusahaan umumnya melakukan fungsi-fungsi berikut: –
Fungsi sekretaris:
(1). Fungsi sekretaris:
Memastikan kepatuhan terhadap ketentuan UUPT dan peraturan yang dibuat di bawahnya dan anggaran dasar dan anggaran rumah tangga lainnya.
Menjamin agar usaha perseroan berjalan sesuai dengan obyeknya sebagaimana tercantum dalam nota asosiasi.
Memastikan agar urusan perseroan dikelola sesuai dengan obyeknya yang tercantum dalam anggaran dasar dan ketentuan UUPT.
Mempersiapkan agenda dengan berkonsultasi dengan Ketua dan dokumen lainnya untuk semua rapat direksi.
Untuk mengatur dengan dan untuk memanggil dan mengadakan pertemuan dewan dan untuk mempersiapkan catatan yang benar dari proses.
Menghadiri rapat umum untuk memastikan terpenuhinya persyaratan hukum, dan memberikan informasi yang diperlukan.
Mempersiapkan, dengan berkonsultasi dengan ketua, agenda dan dokumen lain untuk rapat umum.
Untuk mengatur dengan konsultasi ketua rapat umum tahunan dan luar biasa perusahaan dan menghadiri rapat tersebut untuk memastikan kepatuhan terhadap persyaratan hukum dan untuk membuat catatan yang benar.
Melaksanakan segala hal yang berkaitan dengan penjatahan saham, dan pengeluaran surat-surat saham termasuk pemeliharaan Daftar Saham yang sah dan melakukan kegiatan-kegiatan yang sesuai dengan pemindahan saham.
Mempersiapkan, menyetujui, menandatangani dan menyegel perjanjian sewa, formulir hukum, dan dokumen resmi lainnya atas nama perusahaan, jika diberi wewenang oleh direktur atau eksekutif yang bertanggung jawab.
Untuk memberi nasihat, dalam hubungannya dengan pengacara perusahaan, kepala eksekutif atau eksekutif lainnya, sehubungan dengan masalah hukum, sebagaimana diperlukan.
Untuk melibatkan penasihat hukum dan membela hak-hak perusahaan di Pengadilan.
Untuk memiliki hak asuh atas stempel perusahaan.
(2). Kewajiban hukum sekretaris:
Pengisian berbagai dokumen/pengembalian sebagaimana dipersyaratkan dalam ketentuan UUPT.
Pemeliharaan yang benar atas pembukuan dan daftar perusahaan sebagaimana dipersyaratkan menurut ketentuan UUPT.
Untuk melihat apakah persyaratan hukum penjatahan, pengeluaran dan pengalihan surat saham, hipotek dan biaya, telah dipenuhi.
Menyelenggarakan/mengatur rapat direksi, atas saran mereka.
Mengeluarkan pemberitahuan dan agenda rapat direksi kepada setiap direktur perusahaan.
Melakukan korespondensi dengan direksi perusahaan tentang berbagai hal.
Mencatat risalah rapat direksi.
Melaksanakan kebijakan yang telah dirumuskan oleh direksi.
Untuk menangani semua korespondensi antara perusahaan dan pemegang saham.
Mengeluarkan pemberitahuan dan agenda rapat umum kepada para pemegang saham.
Untuk menyimpan catatan jalannya semua rapat umum.
Mengatur pembayaran dividen dalam jangka waktu yang ditentukan sebagaimana diatur dalam ketentuan UUPT.
(3). Untuk memelihara buku-buku hukum berikut:
daftar pemindahan saham;
daftar saham yang dibeli kembali oleh suatu perusahaan;
daftar hipotek, biaya dll;
daftar anggota dan indeksnya;
daftar pemegang surat utang;
daftar direksi dan pejabat lainnya;
daftar kontrak;
daftar kepemilikan saham dan surat utang direksi;
daftar anggota, direktur dan pejabat lokal, untuk perusahaan asing;
Buku menit;
daftar proxy;
Daftar Beneficial Ownership;
Daftar setoran;
Daftar kepemilikan saham direktur; dan
Daftar kontrak, pengaturan dan janji di mana direktur dll tertarik.
(4). Tugas lainnya:
Sekretaris perusahaan biasanya melakukan tugas-tugas berikut:
(a) Memastikan bahwa formulir-formulir undang-undang diajukan segera.
(b) Memberikan pemberitahuan rapat kepada anggota dan auditor.
(c) Pengajuan salinan resolusi khusus pada formulir yang ditentukan dalam jangka waktu yang ditentukan.
(5). Menyerahkan fotokopi rekening kepada setiap anggota perseroan, setiap pemegang surat utang dan setiap orang yang berhak menerima pemanggilan rapat umum. Anda harus mengirim akun tahunan yang diaudit.
(6). Menyimpan atau mengatur risalah rapat direksi dan rapat umum. Selain memantau buku risalah Direksi dan Anggota, salinan risalah rapat direksi juga harus diberikan kepada setiap direktur.
(7). Memastikan bahwa orang yang berhak melakukannya, dapat memeriksa catatan perusahaan. Misalnya, anggota perusahaan berhak atas salinan daftar anggota perusahaan, dan untuk memeriksa risalah rapat umum dan memiliki salinan risalah tersebut.
(8). Penitipan dan penggunaan stempel umum. Perusahaan diharuskan memiliki stempel umum dan sekretaris biasanya bertanggung jawab atas penyimpanan dan penggunaannya. (Segel biasa dapat dibeli dari pembuat segel)